Die Erteilung einer Einzugsermächtigung durch die Mitglieder einer WEG wird von der Verwaltung grundsätzlich als positiv angesehen, da dies die Finanzverwaltung der WEG erleichtert. Manchmal ist aber auch Vorsicht geboten:
Das frühere Einzugsermächtigungsverfahren ist mit der sogenannten SEPA-VO (SEPA-Verordnung) mit Wirkung ab 01.04.2012 durch das SEPA-Lastschriftverfahren abgelöst worden. Der Unterschied zwischen beiden Verfahren besteht im Wesentlichen darin, dass es sich bei dem alten Abbuchungsverfahren nur um eine Rechtsbeziehung zwischen Zahlungsverpflichtetem und Zahlungsempfänger handelte, während das SEPA-Verfahren auch die Bank des Zahlungspflichtigen einbezieht, indem die Bank angewiesen wird, die vom Gläubiger auf sein Konto gezogene Lastschrift einzuziehen.
Das SEPA-Verfahren setzt voraus, dass ein SEPA-Mandat erteilt worden ist, der Gläubiger dem Schuldner die Belastung des Kontos rechtzeitig (grundsätzlich 14 Tage vor Einzug) anzeigt und die SEPA-Lastschrift mit einer Vorlauffrist von mindestens einem Arbeitstag bei der Bank des Zahlungsverpflichten vorlegt.
Wichtig ist also insbesondere die Erteilung eines SEPA-Mandates an den Gläubiger. Die früheren Lastschrifteinzugsermächtigungen sind nicht ohne weiteres SEPA-tauglich, sondern nur dann, wenn der Zahlungsverpflichtete das SEPA-Lastschriftmandat autorisiert hat. Andernfalls liegt eine unautorisierte Lastschrift vor.
Nach den SEPA-Mandats-Regeln können berechtigte Abbuchungen innerhalb von acht Wochen ab Kontobelastung (Abbuchung) zurückgefordert werden (§ 675 x, Abs. 1, 2 und 4 BGB). Eine nicht autorisierte Zahlung – sei es wegen vollständigem Fehlens eines SEPA-Mandates oder wegen unterbliebener Autorisierung der alten Einzugsermächtigung – kann innerhalb von 13 Monaten nach Belastung zurückgefordert werden.
Daraus ergeben sich folgende Empfehlungen:
1.
Prüfen Sie, ob Ihre Lastschrifteinzugsermächtigungen aktuell sind und die Voraussetzungen eines SEPA-Mandates erfüllen, insbesondere Gläubiger- Identifikationsnummer und sogenannte Mandatsreferenz. Wenn nicht, nachholen.
2.
Prüfen Sie, ob alte Einzugsermächtigungen autorisiert worden sind, d.h. um die Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer oder Mandatsreferenz ergänzet und in Schriftform erteilt wurden.
3.
Beschränken Sie die Verwendung der SEPA-Mandate möglichst auf wiederkehrende, gleichartige Leistungen, wie etwa Wohnlastvorauszahlungen gem. Wirtschaftsplan. Bei einmaligen Einzügen größerer Beträge besteht das Risiko der Rückforderung von acht Wochen durch den Zahlungspflichtigen (im schlimmsten Fall sogar 13 Monate). Wenn Sie etwa die Auftragsvergabe einer großen Sanierungsmaßnahme an den Eingang der Sonderumlagen auf dem Gemeinschaftskonto (z.B. ganz oder mit mindestens 90%) geknüpft haben, kann es passieren, dass die einmal eingetretene Voraussetzung durch Rückbuchungen nachträglich wieder entfällt und die erforderliche Liquidität für die Maßnahme tatsächlich nicht besteht.
Wenn man also auch bei größeren Einmalzahlungen vom SEPA-Lastschriftmandat Gebrauch macht, sollte man immer eine Karenzzeit von acht Wochen (+ Kontrollfrist) einbauen. Ansonsten empfiehlt es sich, in diesen Fällen keinen Gebrauch vom SEPA-Lastschriftverfahren zu machen. In diesen Fällen sollten die Eigentümer aber bereits beim Sonderumlagenbeschluss und den Zahlungsmodalitäten ausdrücklich darauf hingewiesen werden („Wir machen von einer erteilten Einzugsermächtigung keinen Gebrauch; bitte führen Sie die Zahlung aktiv selbst herbei.“).
(kb./tb)
