Grundinformation zu den Voraussetzungen für die Ausübung der Immobilienverwaltung nach § 34c Gewerbeordnung (GewO )
Am 01.08.2018 ist das Gesetz zur Einführung einer Berufszulassungsregelung für gewerbliche Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter in Kraft getreten. Das neue Gesetz erweitert § 34c GewO um das Gewerbe des Wohnimmobilienverwalters, das damit einer Erlaubnispflicht unterworfen wird.
Aufgrund dieser Änderungen des § 34c GewO ist die Ausübung der Wohnimmobilienverwaltung nunmehr an folgende Voraussetzungen geknüpft:
I. Erlaubnis der zuständigen Behörde
1. Antrag
2. Keine Versagungsgründe (u.a. Nachweis einer Haftpflichtversicherung)
II. Weiterbildungsverpflichtung
III. Sonstige Pflichten
Zur Einhaltung dieser Voraussetzungen ist im Einzelnen Folgendes erforderlich:
I. Erlaubnis der zuständigen Behörde
Zunächst bedarf es einer Erlaubnis der zuständigen Behörde, die dem Wohnimmobilienverwalter auf Antrag bei Vorliegen der Erlaubnisvoraussetzungen erteilt wird.
1. Erlaubnispflichtig: Wohnimmobilienverwalter
Von der Erlaubnispflicht umfasst sind
· der Wohnungseigentumsverwalter und
· der Mietwohnungsverwalter, der für Dritte Mietverhältnisse über Wohnraum verwaltet.
Nicht erfasst ist die nicht gewerbsmäßige Verwaltung von Wohnungseigentum (z.B. durch die Eigentümergemeinschaft selbst oder die nicht gewerbsmäßige Verwaltung bspw. durch einen der Miteigentümer, einen Verwandten oder näheren Bekannten eines Wohnungseigentümers),
· die bloße Verwaltung eigener Immobilien und
· die Verwaltung von Gewerbeimmobilien sowie von nicht wohnraumbezogenen Teileigentumseinheiten – bspw. bei separaten Tiefgaragengemeinschaften.
2. Erlaubnisvoraussetzungen
Die Erlaubnis wird erteilt, wenn
a) ein Antrag an die zuständige Behörde gestellt wird,
b) keine Unzuverlässigkeit und keine ungeordneten Vermögensverhältnisse vorliegen und
c) eine Berufshaftpflichtversicherung nachgewiesen wird.
a) Antrag an die zuständige Behörde
aa) Zuständige Behörde
Die Erlaubnis wird von den unteren Verwaltungsbehörden erteilt. In Nordrhein-Westfalen ist die Kreisordnungsbehörde, d.h. die Kreise und kreisfreien Städte (Behörde: Landrat/ (Ober-)Bürgermeister, Amt: Ordnungsamt, Dezernat: Gewerbeangelegenheiten) zuständig. Der Antrag ist grundsätzlich an die Behörde, in deren Bezirk der Betriebssitz liegt, zu richten.
bb) Antrag
Das Erlaubnisverfahren beginnt mit der Einreichung eines Antrags. Der Antrag ist auf einem Formblatt einzureichen, das die zuständige Behörde regelmäßig auf ihrer Homepage im Internet zum Download bereitstellt.
Für Wohnimmobilienverwalter, die bereits vor dem 01.08.2018 Wohnimmobilien verwaltet haben und diese Tätigkeit nach dem 01.08.2018 weiterhin ausüben, bestand eine Übergangsfrist bis zum 01.03.2019, innerhalb derer sie die Erlaubnis beantragen mussten.
cc) Antragsberechtigung
Antragsberechtigt sind natürliche und juristische Personen. Üben mehrere Personen eine in § 34c GewO genannte Tätigkeit aus, benötigt jede von ihnen eine entsprechende Erlaubnis. Ist ein Gewerbetreibender eine Körperschaft (z. B. GmbH, AG), so ist sie antragsberechtigt.
Bei Personengesellschaften (z.B. GbR, OHG, KG einschl. GmbH & Co. KG) ist eine Erlaubnis für jeden geschäftsführungsberechtigten Gesellschafter erforderlich. Die Gesellschaften als solche können keine Erlaubnis erhalten.
dd) Einzureichende Unterlagen
Zwecks effizienter Überprüfung des Vorliegens möglicher Versagungsgründe der Unzuverlässigkeit und ungeordneter Vermögensverhältnisse soll bereits dem Erlaubnisantrag ein Führungszeugnis, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister, eine Auskunft des Amtsgerichts über Einträge im Schuldnerverzeichnis, eine Bescheinigung über Steuersachen des Finanzamts und ggf. ein Auszug aus dem Handels- oder Genossenschaftsregister beigefügt werden.
b) Keine Unzuverlässigkeit und keine ungeordneten Vermögensverhältnisse
Die Erlaubnis darf nur erteilt werden, wenn der Antragssteller und die mit der Leitung des Betriebes oder einer Zweigniederlassung beauftragte Person die für die Gewerbeausübung erforderliche Zuverlässigkeit besitzen und die Vermögensverhältnisse des Antragsstellers geordnet sind.
Unzuverlässigkeit liegt in der Regel vor, wenn der Antragsteller oder Betriebsleiter in den letzten fünf Jahren vor Antragstellung wegen eines Verbrechens oder wegen Diebstahl, Unterschlagung, Erpressung, Betrug, Untreue, Urkundenfälschung, Hehlerei, Wucher oder einer Konkurs- bzw. Insolvenzstraftat rechtskräftig verurteilt wurde.
Ungeordnete Vermögensverhältnisse liegen vor, wenn über das Vermögen des Antragstellers ein Insolvenzverfahren eröffnet worden oder er in das vom Vollstreckungsgericht zu führende Verzeichnis eingetragen ist.
c) Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung
Zur Beantragung der Erlaubnis muss schließlich eine Berufshaftpflichtversicherung nachgewiesen werden.
Die Versicherung muss bei einem im Inland zum Geschäftsbetrieb zugelassenen Versicherungsunternehmen abgeschlossen werden. Die Mindestversicherungssumme beträgt 500.000 EUR für jeden Versicherungsfall und 1.000.000 EUR für alle Versicherungsfälle eines Jahres. Der Versicherungsvertrag muss Versicherungsschutz für jede einzelne Pflichtverletzung gewähren, die gesetzliche Haftpflichtansprüche privatrechtlichen Inhalts gegen den Versicherungspflichtigen zur Folge haben könnte.
Die vom Versicherungsunternehmen erteilte Versicherungsbestätigung darf zum Zeitpunkt der Antragstellung bei der für die Erlaubniserteilung zuständigen Behörde nicht älter als drei Monate sein.
II. Weiterbildungsverpflichtung
§ 34c Absatz 2a GewO i.V.m. § 15b Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) statuiert eine Weiterbildungspflicht für Wohnimmobilienverwalter. Danach ist der Wohnimmobilienverwalter verpflichtet, fortlaufend, innerhalb von jeweils drei Jahren eine Fortbildung von mindestens 20 Stunden zu absolvieren.
1. Weiterbildungsverpflichtete
Die Weiterbildungspflicht gilt für
· Wohnimmobilienverwalter, die im Besitz einer Erlaubnis sind (unabhängig davon, ob von ihr Gebrauch gemacht wird).
Ist der Wohnimmobilienverwalter eine juristische Person, sind alle gesetzlichen Vertreterzur Weiterbildung verpflichtet.
Anstatt die Weiterbildungsverpflichtung in eigener Person zu erfüllen, kann der Wohnimmobilienverwalter den Weiterbildungsnachweis durch eine im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Wahrnehmung der erlaubnispflichtigen Tätigkeit angemessene Zahl bei ihm beschäftigter natürlicher Personen, denen die Aufsicht über die direkt bei der Verwaltung mitwirkenden Personen übertragen ist und die den Gewerbetreibenden vertreten dürfen, erbringen lassen.
Wann eine angemessene Zahl erreicht ist, ist gesetzlich nicht konkretisiert und muss anhand der Umstände des Einzelfalls beurteilt werden.
· Unmittelbar bei der erlaubnispflichtigen Tätigkeit mitwirkende beschäftigte Personen (z.B. bei Erstellung von Wohngeldabrechnungen oder Einberufung und Durchführung von Eigentümer- und Mieterversammlungen). Insoweit besteht keine Delegationsmöglichkeit.
Nicht von der Weiterbildungspflicht umfasst sind Tätigkeiten, die keinen unmittelbaren Bezug zur erlaubnispflichtigen Tätigkeit haben. Dies sind i.d.R. rein innerbetriebliche Tätigkeiten, wie Sekretariate, Personalabteilungen und Buchhaltungen. Daneben werden völlig untergeordnete Tätigkeiten ohne Kundenkontakt (z.B. das rein mechanische Versenden vollständig von anderen Mitarbeitern vorbereiteten Materials) ebenfalls nicht von der Weiterbildungspflicht erfasst.
2. Umfang der Weiterbildung
Der Umfang der Weiterbildungspflicht beträgt grundsätzlich jeweils 20 Zeitstunden innerhalb von drei Jahren. Dabei sind folgende Grundsätze zu beachten:
· Der Weiterbildungszeitraum bemisst sich nach Kalenderjahren und beginnt jeweils am 1.1. des Kalenderjahres, in dem die gewerberechtliche Erlaubnis erteilt wurde bzw. in dem eine weiterbildungspflichtige Tätigkeit durch einen Beschäftigten des Gewerbetreibenden aufgenommen wurde.
· Es bleibt dem Gewerbetreibenden überlassen, wie er den vorgeschriebenen Weiterbildungsumfang von 20 Stunden innerhalb des Drei-Jahres-Zeitraums aufteilt.
· Die Weiterbildungspflicht im Umfang von 20 Stunden trifft alle diejenigen, die innerhalb des dreijährigen Weiterbildungszeitraums weiterbildungspflichtige Tätigkeiten ausüben. Es spielt keine Rolle, ob diese Tätigkeit während des gesamten dreijährigen Zeitraums oder nur für einige Monate innerhalb dieses Zeitraums ausgeübt wurde, z.B. weil die Tätigkeit erst im Laufe eines Kalenderjahres aufgenommen oder für einige Monate unterbrochen wurde.
· Ausnahmen und Befreiungen von der Weiterbildungspflicht sind – wenn man von der o.g. Delegationsmöglichkeit absieht – grundsätzlich nicht vorgesehen.
3. Form der Weiterbildung
Die Weiterbildung kann in Präsenzform, in einem begleiteten Selbststudium, durch betriebsinterne Maßnahmen des Gewerbetreibenden oder in einer anderen geeigneten Form erfolgen. Bei Weiterbildungsmaßnahmen im begleiteten Selbststudium ist eine nachweisbare Lernerfolgskontrolle durch den Anbieter der Weiterbildung erforderlich. Dies soll ausschließen, dass z.B. das bloße Lesen von Fachliteratur ohne fachliche Begleitung durch den Weiterbildungsanbieter (unbegleitetes Selbststudium) gegenüber der zuständigen Behörde als Weiterbildungsmaßnahme angegeben wird.
4. Anforderungen an die Anbieter
Der Anbieter der Weiterbildung (unabhängig von der Form der Weiterbildung) muss sicherstellen, dass die in Anlage 2 MaBV aufgeführten Anforderungen an die Qualität der Weiterbildungsmaßnahme eingehalten werden. Diese betreffen die drei Bereiche:
· Planung (Konzept, Beschreibung, Ablaufplan),
· systematische Organisation (Information und Dokumentation) und
· Sicherstellung der Qualität (Anforderungen an den Anbieter).
Der Anbieter muss zum einen über das nötige Fachwissen und die entsprechenden Qualifikationen (akademische/berufliche Abschlüssen und/oder praktische Lebenserfahrung) verfügen und zum anderen muss sein Wissensstand stets aktuell sein, d.h. er muss selbst an Weiterbildungen teilnehmen.
Die zuständige Behörde ist berechtigt, die Weiterbildungsmaßnahmen auf ihre Eignung hin zu überprüfen.
5. Inhaltliche Voraussetzungen
Die inhaltlichen Anforderungen an die Weiterbildung sind an den Vorgaben der Anlage 1 MaBV auszurichten. Anlage 1 MaBV führt in Abschnitt B inhaltliche Anforderungen an die Weiterbildung für Wohnimmobilienverwalter auf. Diese gelten entsprechend für die erfassten Beschäftigten von Wohnimmobilienverwaltern. Es muss nicht der gesamte Stoffkatalog bzw. eine bestimmte Mindestanzahl der genannten Oberpunkte behandelt werden. Vielmehr ist der Verpflichtete in der Schwerpunktsetzung frei, sodass sich der Umfang seiner Weiterbildung z.B. auf den Themenbereich „Rechtliche Grundlagen“ beschränken kann.
6. Dokumentation der Weiterbildungsmaßnahmen
Der Wohnungsimmobilienverwalter ist verpflichtet, Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen zu sammeln, an denen er und seine zur Weiterbildung verpflichteten Beschäftigten teilgenommen haben. Aus den Nachweisen und Unterlagen müssen mindestens ersichtlich sein:
· Name und Vorname des Gewerbetreibenden oder der Beschäftigten,
· Datum, Umfang, Inhalt und Bezeichnung der Weiterbildungsmaßnahme,
· Name und Vorname oder Firma sowie Adresse und Kontaktdaten des in Anspruch genommenen Weiterbildungsanbieters.
Die Nachweise und Unterlagen sind fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Weiterbildungsmaßnahme durchgeführt wurde. Die Sammlungs- und Aufbewahrungspflicht gibt den zuständigen Behörden die Möglichkeit, im Einzelfall die Erklärung des Verpflichteten im Wege der Nachschau zu prüfen.
Wer einen Nachweis oder eine Unterlage nicht oder nicht mindestens fünf Jahre aufbewahrt, handelt gem. § 18 Absatz 1 Nummer 11 MaBV ordnungswidrig.
Der Wohnimmobilienverwalter muss darüber hinaus auf Anordnung der Behörde eine Erklärung über die Erfüllung der Weiterbildungspflicht in den vorangegangenen drei Jahren durch ihn und seine zur Weiterbildung verpflichteten Beschäftigten abgeben. Diese Erklärung hat auf dem nach Anlage 3 der MaBV aufgeführten Muster zu erfolgen.
Wer einer behördlichen Anordnung über den Nachweis der Erfüllung der Weiterbildungspflicht nicht nachkommt, handelt gem. § 18 Absatz 1 Nummer 11a MaBV ordnungswidrig.
7. Informationspflicht
Der Wohnimmobilienverwalter muss seinen Auftraggeber auf Anfrage in Textform oder durch Verweis auf seine Internetseite über beruflichen Qualifikationen und die von ihm und seinen Mitarbeitern absolvierten Fortbildungsmaßnahmen informieren. Hintergrund ist, dass der Auftraggeber erkennen können soll, ob der Wohnimmobilienverwalter die notwendigen Kenntnisse für seine Tätigkeit erworben hat. Daraus folgt, dass (abgeschlossene) Berufsabschlüsse, unabhängig davon, ob sie einen Bezug zur Tätigkeit aufweisen, bzw. das Fehlen eines Berufsabschlusses mitgeteilt werden muss.
Ob sich der Auftraggeber auch die Gewerbeerlaubnis zeigen lassen kann, ist weder in der GewO noch in der MaBV ausdrücklich geregelt. Dafür spricht, dass der Auftraggeber die für die Beurteilung des Auftrages notwendigen Informationen erhalten soll. Für die Beurteilung des Auftrages ist neben den Fähigkeiten des Wohnimmobilienverwalters maßgeblich, ob er in Besitz einer Gewerbeerlaubnis ist, da andernfalls der Vertrag gem. § 134 BGB i.V.m. § 34c Absatz 1 Nummer 4 GewO nichtig ist.
III. Sonstige Pflichten
§ 34c Absatz 3 Satz 1 GewO ermächtigt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates, soweit zum Schutz der Allgemeinheit und der Auftraggeber erforderlich, Vorschriften über den Umfang der Verpflichtungen des Gewerbetreibenden bei der Ausübung des Gewerbes, die erforderliche Haftpflichtversicherung sowie die Weiterbildungspflicht zu erlassen. Die Ermächtigung wurde in §§ 2, 6, 8-11, 14 MaBVumgesetzt.
Hinsichtlich der Haftpflichtversicherung und der Weiterbildungspflicht gilt das oben (vgl. I, 2, c/ II) Ausgeführte.
Zu den sonstigen Verpflichtungen des Wohnimmobilienverwalters gehören insbesondere:
1. Ausreichende Sicherheit (Bürgschaft) oder eine Versicherung gegen Schäden aus unerlaubter Handlung zu leisten/ abzuschließen, sofern der Wohnimmobilienverwalter Vermögenswerte des Auftraggebers erhält oder verwendet.
2. Die erhaltenen Vermögenswerte des Auftraggebers getrennt von eigenem Vermögen anzulegen/ zu verwalten.
3. Nach der Ausführung des Auftrages dem Auftraggeber bei Verwendung/ Erhalt von Vermögenswerten des Auftraggebers Rechnung zu legen, es sei denn der Auftraggeber hat schriftlich darauf verzichtet oder der Gewerbetreibende hat mit den Vermögenswerten eine Leistung zu einem Festpreis zu erbringen.
4. Der zuständigen Behörde Anzeige beim Wechsel der mit der Leitung des Betriebes oder einer Zweigniederlassung beauftragten Person (bei juristischen Personen auch für die jeweils vertretungsberechtigte Person) durch die Angabe von Name, abweichendem Geburtsname, Vorname, Staatsangehörigkeit, Geburtstag und Anschrift der betreffenden Person zu erstatten.
5. Bücher zu führen einschließlich der Aufzeichnung von Daten über einzelne Geschäftsvorgänge sowie über die Auftraggeber und diese fünf Jahre aufzubewahren.
(tb)
